Restoran başvurusunda istenen belgeler ve kontrol listesi

Bir yemek sipariş platformunun kalitesi, listesindeki restoranların kalitesiyle ölçülür. Bu da kabul sürecinin ciddiyetine bağlıdır. Belgesiz ya da eksik belgeyle yayına alınan bir restoran, ilk gıda şikâyetinde platformu da zor durumda bırakır. Bu yazıda başvuru formunda hangi bilgilerin, hangi belgelerin istenmesi gerektiğini ve kontrolün nasıl yapılandırılabileceğini anlatıyoruz.

Form bilgileri

Başvuru formunun ilk adımı işletmenin kimliğidir: marka adı, ticari unvan, şirket türü, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi. Şahıs işletmelerinde vergi kimlik numarası yerine T.C. kimlik numarası kullanılabilir. Her iki numaranın da bir kontrol hanesi vardır; form, numarayı kaydetmeden önce bu haneyi hesaplayarak yanlış yazımları yakalar. IBAN için de aynı yaklaşım geçerlidir: Türkiye IBAN'ı 26 karakterdir ve mod 97 kontrolüyle doğrulanır. Bu üç kontrol, kabul ekibinin "numara yanlış" diye geri dönmesini büyük ölçüde azaltır.

Ardından yetkili kişi, işletme adresi ve haritadaki konumu, mutfak türleri, şube sayısı, kurye durumu ve çalışma saatleri gelir. Kurye durumu sorusu önemlidir: restoranın kendi kuryesi varsa kaç kişi olduğu, yoksa platform kuryesine ihtiyaç duyacağı baştan bilinir.

İstenen belgeler

Aşağıdaki liste, şirket türüne göre zorunluluk farkıyla birlikte yaygın bir kabul düzenini gösterir:

• Vergi levhası (güncel yıl).
• İmza sirküleri; şahıs işletmesinde imza beyannamesi.
• Ticaret sicil gazetesi; yalnızca şirketlerde zorunludur.
• İşyeri açma ve çalışma ruhsatı.
• Gıda işletme kayıt ya da onay belgesi.
• Yetkilinin kimlik kartının ön ve arka yüzü.
• Banka hesap belgesi; hesap sahibi unvanla aynı olmalıdır.
• Menü ve fiyat listesi.
• Logo ve mekân fotoğrafları; isteğe bağlıdır.

Formun her belge için "zorunlu" ya da "isteğe bağlı" etiketini açıkça göstermesi, yüklenebilecek dosya türlerini (PDF, JPG, PNG) ve azami boyutu belirtmesi gerekir. Yüklenen görsellerin küçük önizlemesi, yanlış dosya seçildiğinde başvurucunun bunu hemen fark etmesini sağlar.

Kontrol listesi: belge belge karar

Merkezde kabul ekibi başvuruyu açtığında her belge için üç karardan birini verir: onay, ret ya da eksik. Eksik ve ret kararlarında bir not zorunludur; "belge okunmuyor, net bir tarama yükleyin" gibi. Not, başvurucunun takip ekranında belgenin yanında görünür. Böylece telefon ve e-posta trafiği yerine tek bir ekran üzerinden ilerlenir.

Eksik belge döngüsü

En sık yaşanan durum, bir ya da iki belgenin eksik ya da okunaksız olmasıdır. Başvuru "eksik belge istendi" aşamasına alınır. Başvurucu takip ekranında başvuru kodunu girer, eksik işaretli belgeyi yeniden yükler. Bütün eksikler tamamlandığında başvuru otomatik olarak yeniden incelemeye döner. Demoda bu döngüyü YB-26407 kodlu örnek başvuruda görebilirsiniz.

Sözleşme, teklif ve yayın

Belgeler onaylandıktan sonra merkez, restorana özel bir komisyon teklifi hazırlar ve başvuru sözleşme aşamasına geçer. Restoran teklifi takip ekranından kabul eder; ardından menü kurulumu yapılır ve restoran yayına alınır. Yayına alma anında restoranın kaydı, ilk komisyon sürümü ve teslim bölgesi oluşur.

Kişisel veriler

Kimlik ve banka belgeleri kişisel veri içerir. Bu belgelerin yalnızca kabul ekibince görülmesi, erişimlerin kayıt altına alınması ve belirli bir süre sonunda saklama politikasına göre silinmesi gerekir. Başvuru formunda aydınlatma metni ve açık onay adımı bulunmalıdır.

Süre hedefleri

Başvurucu için en can sıkıcı şey belirsizliktir. Kabul ekibi için aşama bazında hedef süreler koymak ve takip ekranında bunları göstermek beklentiyi yönetir: başvurunun incelemeye alınması, belge kararlarının verilmesi, teklifin iletilmesi. Merkezde de bekleyen başvurular yaşlarına göre sıralanır; belirli bir süreyi aşanlar öne çıkar. Böylece hiçbir başvuru listede unutulmaz.

Reddedilen başvurular

Her başvuru kabul edilmez. Adres hizmet bölgesi dışında olabilir, belgeler tutarsız olabilir ya da restoran platformun kalite beklentisini karşılamayabilir. Ret kararının da bir gerekçesi olmalı ve başvurucuya nazik bir dille iletilmelidir. Hizmet bölgesi genişlediğinde bölge dışı nedeniyle reddedilen başvurulara yeniden ulaşmak, yeni bölgelerde hızlı başlangıç için değerli bir listedir. Başvuru kayıtları, kişisel veri saklama süresi dolana kadar bu amaçla kullanılabilir.

Mobilde başvuru

Restoran sahiplerinin çoğu başvuruyu telefondan, mutfağın bir köşesinde doldurur. Bu nedenle çok adımlı formun her adımı kısa tutulmalı, ileri ve geri düğmeleri ekranın altında sabit durmalı, belgeler telefonun kamerasıyla doğrudan fotoğraflanabilmelidir. Yarıda bırakılan başvurunun tarayıcıda kalması da önemlidir; başvurucu öğleden sonra kaldığı yerden devam edebilir.

Kendi başvuru akışınızı tasarlarken başvuru formunu uçtan uca doldurmayı deneyin; belge yükleme ve doğrulama adımlarının mobilde nasıl çalıştığını göreceksiniz.