Merkezi tahsilat ve restoran hakedişi nasıl hesaplanır?

Merkezi tahsilat, çok restoranlı bir platformun finansal omurgasıdır. Müşteri kartla ödediğinde para restorana değil platforma gelir; platform komisyonunu ve diğer kesintileri ayırır, kalanını belirli aralıklarla restorana öder. Bu ödemeye hakediş denir. Kâğıt üzerinde basit görünen bu akış, kapıda ödeme, iade, kupon ve kurye seçenekleri devreye girince dikkatli bir muhasebe kurgusu ister.

Dönem mantığı

Hakediş genellikle haftalık dönemlerle hesaplanır: pazartesiden pazara kadar teslim edilen siparişler bir dönemde toplanır, dönem kapatılır ve ödeme belirli bir gün sonra yapılır. Örneğin dönem pazar günü kapanır, ödeme çarşamba günü restoranın IBAN'ına gönderilir. Aradaki süre, ödeme kuruluşlarından gelen paranın platform hesabına geçmesi ve mutabakatın tamamlanması için gereklidir.

Online ödemede hesap

Online ödenen bir siparişte platform müşteriden toplam tutarı tahsil etmiştir. Restorana ödenecek net tutar şöyle bulunur:

• Ürün tutarı, restoranın kendi finanse ettiği indirim düşülerek,
• restoran kendi kuryesiyle teslim ettiyse teslimat ücreti eklenerek brüt bulunur,
• brütten komisyon, sabit sipariş ücreti, varsa platform kuryesi eki ve ödeme yöntemi ücreti düşülür.

Platformun finanse ettiği kupon restoranın brütünü etkilemez. Müşteri 50 TL'lik platform kuponu kullandıysa platform 50 TL eksik tahsil eder, ama restorana indirim yokmuş gibi öder.

Kapıda ödemede hesap

Kapıda nakit ya da kartla ödenen siparişte para restoranın kasasına girer. Restoranın platforma borcu ise komisyon ve diğer kesintilerdir. Bu yüzden kapıda ödemeli siparişler hakedişte eksi yönde çalışır: restoranın hakkı olan net tutardan, kasasına giren tahsilat düşülür. Sonuç çoğu zaman eksidir; bu eksi, aynı dönemdeki online siparişlerin hakedişinden mahsup edilir. Bir restoranın neredeyse bütün siparişleri kapıda ödemeyse, dönem sonunda restoran platforma ödeme yapar.

İadeler

Teslim edilmiş bir siparişte eksik ürün ya da hatalı ürün nedeniyle müşteriye iade yapılabilir. İadenin kim tarafından karşılanacağı sözleşmede belirlenmelidir. Restoran kaynaklı hatalarda iade tutarı restoranın hakedişinden düşülür. Hakediş raporu iadeleri ayrı bir satırda göstermelidir; böylece restoran hangi siparişte neden kesinti yapıldığını görebilir.

Formülün özeti

Dönem için ödenecek tutar kabaca şöyle özetlenebilir: brüt satış, eksi komisyon, eksi sabit ücretler, eksi kurye ekleri, eksi yöntem ücretleri, eksi iadeler, eksi kapıda tahsil edilen tutarlar. Yazılım bu hesabı her sipariş için ayrı ayrı yapar ve dönem toplamını bu satırların toplamından üretir; dönem sonunda yeniden hesap yapılmaz. Böylece komisyon oranı dönem ortasında değişse bile her sipariş kendi oranıyla kalır.

Ödeme talimatı ve mutabakat

Dönem kapatıldığında finans ekibi, her restoran için ödenecek tutarı, IBAN'ı ve açıklamayı içeren bir ödeme talimatı dosyası üretir ve bankaya iletir. Restoran tarafında ise aynı dönemin ekstresi PDF ve CSV olarak indirilebilir. İki tarafın gördüğü sayıların aynı olması mutabakatın temelidir. Ödeme kuruluşlarından gelen günlük raporlar da platform kayıtlarıyla karşılaştırılır; tutmayan satırlar incelenir.

Restoranın görmesi gerekenler

Restoran sipariş panelindeki hakediş ekranı şu üç soruya yanıt vermelidir: Bu dönem ne kadar alacağım? Bu tutar nasıl hesaplandı? Ne zaman yatacak? İlk soru tek bir sayı, ikincisi sipariş bazında döküm, üçüncüsü ödeme takvimiyle cevaplanır.

Bir hafta, iki restoran

Somut bir örnek hesabı netleştirir. A restoranı bir haftada çoğunlukla online ödemeli sipariş almış olsun: platform müşterilerden tahsilat yapmış, komisyon ve yöntem ücretlerini düşmüş ve kalan tutarı restorana borçludur. B restoranının ise siparişlerinin büyük kısmı kapıda nakitle ödenmiş olsun: para zaten restoranın kasasındadır, platformun alacağı komisyon ve sabit ücretlerdir. Dönem kapandığında A restoranına ödeme yapılır, B restoranı için ise eksi bakiye oluşur ve bir sonraki dönemden mahsup edilir ya da restorana borç bildirimi gönderilir.

Fatura ve vergi boyutu

Platformun restorana kestiği komisyon faturası ile restoranın müşteriye kestiği satış belgesi ayrı şeylerdir. Hakediş ekstresinde komisyon toplamının ayrıca gösterilmesi, muhasebe tarafında fatura eşleştirmesini kolaylaştırır. Vergi ve belge düzeni işletmenin mali danışmanıyla birlikte belirlenmelidir; yazılımın görevi, bu belgelerin dayandığı rakamları sipariş bazında izlenebilir biçimde sunmaktır.

Restorana erken ödeme

Bazı platformlar nakit akışı sıkışan restoranlara dönem bitmeden kısmi ödeme seçeneği sunar. Bu durumda erken ödenen tutar bir sonraki hakedişten düşülür ve ekstrede ayrı satır olarak görünür. Uygulamanın kuralları açık değilse mutabakat karışır; bu yüzden erken ödeme talebinin tarihi, tutarı ve onaylayan kişi kayıt altına alınmalıdır.

Bu demoda restoran panelinde hakediş dökümünü, yönetimde finans rolüyle dönem kapama ekranını inceleyebilirsiniz.